Checklista för tillgängliga möten 06: Formulär för anmälning

Inbjudan och anmälningsblanketten är ofta första kontakten med eventuella mötesdeltagare. Det är viktigt att en redan i det här skedet av mötet känner sig välkommen och inkluderad.

Anmälningsformulär

– Hantera personuppgifter samt kontaktinformation anonymt och sprid de inte.

– Informera om att personuppgifter kommer hanteras anonymt och inte spridas till tredje parter.

– Skicka kallelse och/eller inbjudan ut i god tid. * Ha en informationstext som är utformad i enhet med råden som ges i den här checklistan under rubrikerna “text och information” samt “språk och språkbruk”.

– Ange en färdbeskrivning redan i inbjudan.

– Se till att inbjudan finns tillgänglig elektroniskt och inte som pdf.

– Se till att det går att anmäla sig både via Internet och per telefon. * Informera om hur de som har skyddad identitet kan anmäla sig.

– Ange kontaktuppgifter till någon ansvarig för mötet som en kan vända sig till för mer detaljerad information. Ange både postadress, epost och telefonnummer.

– Fundera igenom om det är viktigt att en deltagare anger sin könsidentitet. I fall att ni ska fråga om könsidentiteten skriv ”han/hon/hen/vill inte ange” eller ”man/kvinna/annan/vill inte ange”.

– Undvik att fråga efter personnummer, be hellre i så fall om födelsedatum i första hand.

– Be om efter för- och efternamn och telefonnummer på närmast anhörig/ alternativ vuxen kontaktperson (Vid händelse av olycksfall är det denna person som ska kontaktas.).

– Informera om mötets tillgänglighet.

– Fråga efter kostbehov, ange några exempel, till exempel veganmat, vegetarisk mat, luftburen allergi, glutenintolerans.

– Fråga om personen har särskilda behov när det gäller matsituationen, till exempel kunna ta med egen mat, äta i ett tyst rum med mera.

– Fråga efter personens behov för mötet, ange exempel, gärna några ovanliga. Till exempel: behöva kunna röra på mig, behöver teleslinga, ståbord, tillgång till ett vilorum, skriv-, syn- eller teckenspråkstolk, ledsagning.

– Fråga efter personens behov för eventuellt boende, till exempel eget rum, en säng, könsneutralt eller könsbestämt rum.

– Fråga efter personens behov av sovplats och mat avseende dagen innan eller efter evenemanget.

– Fråga om ”eventuella andra önskemål”.

– Ange hur och när den anmälde kan förvänta sig respons angående de föranmälda behoven.

– Fråga om behov av att få information i ett annat format, till exempel i punktskrift, i talad form eller som elektronisk text.